Comment changer de logiciel CSE sans perdre ses données ?

Mis à jour le 23 octobre 2026

Les données à récupérer

Les bénéficiaires et leurs ayants droit, l’historique des prestations et des subventions versées, la comptabilité (au format FEC si possible), les justificatifs et pièces jointes.

Le bon moment

Le plus simple est de changer en début d’exercice ou juste après une clôture, pour ne pas répartir une même année entre deux outils.

Qui décide

Le choix du prestataire est voté en réunion plénière et consigné au procès-verbal.

Un calendrier type sur trois mois

• Trois mois avant : relire le contrat en cours (durée, reconduction, préavis) et comparer deux ou trois solutions.
• Deux mois avant : faire voter le changement en réunion plénière, puis envoyer la résiliation dans le délai prévu.
• Un mois avant : exporter les données, les importer dans le nouvel outil et paramétrer les règles de subvention.
• Le jour de la bascule : prévenir les salariés, avec le lien et les identifiants du nouvel espace.
• Le mois suivant : vérifier les soldes, puis fermer l’ancien accès après un dernier export.

Ce qu’il faut vérifier dans le contrat actuel

Avant de résilier, lisez trois clauses : la durée et la reconduction tacite, le préavis, et les conditions de sortie (format d’export, éventuels frais). Vérifiez aussi ce que deviennent les sommes en cours : soldes de cartes cadeaux, chèques non utilisés, commandes de billetterie à venir.

Le comité est responsable des données de ses bénéficiaires. Le prestataire, en tant que sous-traitant au sens du RGPD, doit les restituer ou les supprimer à la fin du contrat, selon le choix du comité. Demandez la restitution par écrit, dans un format lisible (tableur ou CSV).

La comptabilité pendant la transition

Le changement d’outil ne doit pas couper l’année comptable en deux systèmes incomplets. L’idéal est de basculer au 1er janvier, ou de reprendre dans le nouvel outil toutes les écritures de l’exercice en cours. Conservez les justificatifs de l’ancien outil : ils restent nécessaires pour l’arrêté et l’approbation des comptes annuels.

Prévenir les salariés

Un changement de plateforme réussit quand les salariés trouvent tout de suite leur nouvel espace. Annoncez la date à l’avance, expliquez ce qui change (application, adresse, identifiants) et ce qui ne change pas (leurs droits et leurs soldes). Chez Andy, la reprise des données de l’ancien prestataire est incluse, et les élus sont formés sous 7 jours.