Le vocabulaire du comité, expliqué

Le budget qui finance ce dont bénéficient directement les salariés : billetterie, voyages, subventions, événements, cartes cadeaux. Il est distinct du budget de fonctionnement et ne peut s’y substituer.

Le budget de fonctionnement du comité : expertises, formation des élus, frais de gestion, communication, déplacements. Souvent appelé « budget de fonctionnement » ou « budget AEP ».

Personne rattachée à un salarié, conjoint, enfant, à qui le comité ouvre tout ou partie des avantages. La déclaration des ayants droit conditionne les droits et suppose des justificatifs.

État qui récapitule, pour chaque compte, le total des débits, des crédits et le solde. Son équilibre, total débit égal au total crédit, est le premier contrôle de cohérence d’une comptabilité.

Structure qui gère les activités sociales pour le compte d’un ensemble d’établissements ou d’une branche. Son fonctionnement est proche de celui d’un CSE, avec un périmètre plus large.

Méthode où l’opération est enregistrée dès qu’elle est certaine, à la date de la facture ou de la décision, même si le paiement intervient plus tard. Le résultat reflète l’activité réelle de l’exercice, et les charges à payer sont visibles.

Méthode où l’opération est enregistrée au moment où l’argent bouge : encaissement ou décaissement. Simple à tenir, mais une facture reçue et non payée n’apparaît pas à la clôture.

Équivalent du comité dans la fonction publique ou certaines structures parapubliques. Il gère des prestations sociales et culturelles pour les agents.

Somme attribuée par le comité à un bénéficiaire, pour un motif donné : culture, sport, rentrée scolaire, Noël, vacances. Elle peut être créditée sur une carte de paiement ou versée en remboursement.

Période sur laquelle sont établis les comptes, généralement douze mois. Sa clôture donne lieu aux états de synthèse et à la reddition de comptes devant l’assemblée.

Fichier normalisé regroupant l’ensemble des écritures d’un exercice, au format attendu par l’administration fiscale et par les experts-comptables. Son export doit pouvoir être produit à la demande.

Document qui présente toutes les écritures compte par compte, dans l’ordre chronologique, avec les soldes progressifs. C’est l’outil de référence pour retracer une opération.

Opération qui rapproche une facture de son règlement, totalement ou partiellement, afin d’identifier ce qui reste dû. Un compte lettré fait apparaître clairement les écritures encore ouvertes.

Limite au-delà de laquelle un avantage attribué aux salariés perd son caractère exonéré de cotisations. Les plafonds varient selon la nature de l’avantage et l’événement concerné, et se calculent souvent par référence au plafond de la Sécurité sociale.

Vérification de la concordance entre les écritures comptables et le relevé bancaire. Les correspondances évidentes peuvent être automatisées ; les écarts et les remises globales demandent un arbitrage.

Présentation des comptes du comité à ses membres, généralement en assemblée, accompagnée d’un rapport d’activité et de gestion. Elle suppose des états clairs et des justificatifs disponibles.

Prise en charge par le comité d’une partie d’une dépense engagée par un salarié, licence sportive, colonie, abonnement culturel. Elle est versée sur présentation d’un justificatif conforme aux règles fixées par le comité.

Élu chargé de tenir les comptes du comité, souvent assisté d’un trésorier adjoint. Il prépare la clôture, dialogue avec l’expert-comptable et présente les comptes à l’assemblée.

Répartition d’une écriture sur les axes d’analyse du comité. Dans Andy la hiérarchie compte six niveaux : budget, famille, sous-famille, rubrique, sous-rubrique et prestation, afin de connaître le coût réel de chaque poste indépendamment du plan comptable.