Gérer un COS dans la fonction publique : le guide
Gérer un COS, c’est exercer par délégation une mission que la loi confie à l’employeur public : l’action sociale. La collectivité décide du périmètre et du budget, le COS gère les prestations pour les agents. Trois documents structurent l’ensemble : la délibération, la convention et le règlement des prestations. Quelques seuils comptables et une règle prudente sur les cadeaux complètent le tableau.
Quel est le cadre légal de l’action sociale dans la fonction publique ?
L’action sociale figure aux articles L731-1 et suivants du Code général de la fonction publique, en vigueur depuis le 1er mars 2022. Ils reprennent notamment l’ancien article 9 de la loi du 13 juillet 1983.
| Texte | Ce qu’il dit | Pour votre COS |
|---|---|---|
| CGFP, L731-1 | Définit l’action sociale, collective ou individuelle | Fixe l’objet des prestations |
| CGFP, L731-2 | Les agents participent à sa définition et sa gestion | Associez-les aux décisions |
| CGFP, L731-3 et L731-4 | Nature des prestations ; mise en œuvre par les collectivités | Base de la délibération |
| CGFP, L732-3 | Chèques-vacances pour les agents publics | Outils mobilisables |
| CGFP, L733-1 | Gestion confiable à une association loi 1901 | Fondement du COS |
| CGCT, L2321-2, 4° bis | Dépense obligatoire pour les communes | Sécurise le principe, pas le montant |
Le cadre varie selon le versant. L’article L731-4 vise les collectivités territoriales et leurs établissements publics. Pour la fonction publique hospitalière, l’article L733-2 prévoit une contribution annuelle versée à un organisme agréé. Pour l’État, un décret du 6 janvier 2006 organise l’action sociale. Ce guide vise surtout les COS territoriaux. Pour situer le COS par rapport au CSE, lisez notre comparatif COS et CSE.
Qui décide de l’action sociale : la collectivité ou le COS ?
La collectivité d’abord. D’après la direction générale des collectivités locales, l’assemblée délibérante fixe le périmètre et la nature des prestations, le montant des dépenses et les modalités de mise en œuvre, librement. Le principe de l’action sociale est donc obligatoire, mais le niveau de dépense reste une décision locale.
Le COS, lui, décide dans le cadre fixé par ses statuts et par la convention : quelles prestations, quels barèmes, quel calendrier. Pour limiter les malentendus, écrivez noir sur blanc ce qui relève de l’un et de l’autre. La réponse ministérielle du 3 septembre 2026 rappelle aussi que l’organe délibérant fixe le type et le montant des prestations après avis du comité social territorial.
Comment créer ou remettre à plat un COS ?
Faire voter la délibération
L’assemblée délibérante acte le périmètre de l’action sociale, le budget et le recours à une association.
Rédiger ou relire les statuts
Objet, adhésion, assemblée générale, bureau, règles de décision, place de l’employeur si celui-ci siège.
Signer la convention
Objet, montant, conditions de versement et d’utilisation, modalités de contrôle. Elle est obligatoire au-delà de 23 000 € de subvention. Utile en dessous aussi.
Écrire le règlement des prestations
Bénéficiaires, justificatifs, barèmes, plafonds et calendrier. C’est la pièce que vos adhérents consulteront le plus.
Ouvrir la comptabilité et les comptes
Compte bancaire, double signature si vos statuts la prévoient, et un livre recettes-dépenses tenu à jour dès le premier jour.
Présenter le bilan chaque année
L’assemblée générale approuve les comptes et le programme. Le compte rendu part ensuite à la collectivité.
Fusion ou transfert de service : anticipez
Lors d’une réorganisation, les avantages ne suivent pas automatiquement. Une réponse ministérielle du 16 septembre 2008 (question n° 27323) indiquait qu’aucun texte ne prévoit de droit au maintien des avantages acquis : la nouvelle collectivité décide. Depuis, la direction générale des collectivités locales signale que l’article 69 de la loi MAPTAM impose une négociation locale sur l’action sociale si des agents changent d’employeur. Prévoyez ce sujet dès le début des discussions.
Comment un COS est-il financé, et quels seuils surveiller ?
Trois sources se combinent en général : la subvention de la collectivité, les cotisations des adhérents et les participations aux activités. Prenons une commune fictive de 150 agents : subvention de 30 000 €, 110 adhérents à 25 € (2 750 €) et 8 000 € de participations aux sorties. Les recettes atteignent 40 750 €. Avec une subvention de cette taille, plusieurs obligations s’appliquent déjà.
| Seuil | Obligation | Source |
|---|---|---|
| Toute subvention publique | Signer le contrat d’engagement républicain | Loi 2000-321, art. 10-1 |
| Plus de 23 000 € | Convention avec l’organisme financeur | Service-Public.fr |
| Plus de 50 % du budget ou plus de 75 000 € par des collectivités | Comptes annuels selon le plan comptable | Associations.gouv.fr |
| Plus de 153 000 € | Comptes annuels, commissaire aux comptes, publication dans les 3 mois suivant l’approbation | Code de commerce, L612-4 |
Si la subvention finance une action précise, un compte rendu financier se dépose dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice. La collectivité doit aussi tenir à la disposition de toute personne qui le demande les comptes, la convention et le compte rendu. Dans l’exemple fictif ci-dessus, la subvention représente plus de 50 % du budget : anticipez des comptes annuels.
La loi de 1901 n’impose pas, à elle seule, de comptabilité. Mais un COS n’est pas une association ordinaire : l’argent public change la donne. Tenez vos comptes comme si quelqu’un devait les relire, car ce sera le cas.
Quelles prestations un COS peut-il proposer ?
Le cadre légal cite la restauration, le logement, l’enfance et les loisirs, ainsi que l’aide dans les situations difficiles. La direction générale des collectivités locales mentionne par exemple l’aide à la famille, les séjours d’enfants, la restauration et les secours exceptionnels. L’article L732-3 ajoute les chèques-vacances. Le CESU, pour les frais de garde, et les titres-restaurant, sous conditions, comptent aussi parmi les outils utilisés.
Prenons un barème fictif pour une aide aux séjours d’enfants : 40 % du coût pour la tranche de revenus la plus basse, 25 % pour la tranche intermédiaire, 10 % pour la plus haute, avec un plafond par enfant. La grille de quotient familial de nos modèles, conçue pour les comités, peut servir de point de départ à adapter.
Les cadeaux et bons d’achat d’un COS sont-ils soumis à cotisations ?
En principe oui. La réponse ministérielle publiée au Sénat le 3 septembre 2026 (question écrite n° 00924, JO Sénat p. 4114) est la référence la plus récente sur ce point. Elle retient que les cadeaux et bons d’achat offerts par un COS ou directement par l’employeur sont, en règle générale, des avantages en nature soumis à la CSG et à la CRDS et, pour les agents du régime général, aux cotisations de sécurité sociale.
- Sous le seuil annuel, le total par agent est présumé non assujetti. La réponse cite le montant de 2025, 196 € ; il est de 200 € en 2026.
- Au-delà, une exonération reste possible, par événement : lien avec un événement listé par l’URSSAF, utilisation en rapport, montant dans la limite du seuil.
- En cas de situation individuelle particulièrement digne d’intérêt, des avantages personnalisés peuvent aussi échapper à l’assujettissement, sous conditions.
Une marge de prudence
La réponse précise que les circulaires citées n’ont pas de portée contraignante pour les collectivités : les suivre ne garantit pas l’absence de redressement en cas de contentieux. Elle ajoute qu’un arbre de Noël relève de l’action sociale s’il prend en compte des considérations sociales, et que des cadeaux systématiques à tous les agents peuvent être requalifiés en complément de rémunération. Préférez des critères écrits, et demandez l’avis de votre comptable public.
Comment organiser le COS au quotidien ?
Ce calendrier est indicatif : ajustez-le à vos statuts et au calendrier budgétaire de votre collectivité.
Les données des agents
Le fichier des adhérents contient des données personnelles, parfois sensibles : revenus, enfants, situation familiale. La CNIL, dans son guide pour les associations, indique que le responsable est en général le représentant légal, souvent le président. Elle recommande de garder les informations d’un adhérent pendant trois ans après la fin de l’adhésion, de limiter les accès à ceux qui en ont besoin, et donne un tableur de suivi en exemple de traitement à inscrire au registre.
Le logiciel des COS et amicales
Avec Andy, l’agent adhère depuis l’application, en ligne ou au bureau, et son accès s’ouvre une fois l’adhésion validée. Vous fixez vos tarifs, publiez vos sorties avec quotas et liste d’attente, et suivez recettes, dépenses et justificatifs. Comptabilité + prend le relais pour les associations qui doivent présenter des comptes.
Découvrir la solution pour les COS- L’action sociale est une obligation de l’employeur public, codifiée aux articles L731-1 et suivants du Code général de la fonction publique.
- L’assemblée délibérante fixe le périmètre et le montant. Le COS gère dans ce cadre, sur le fondement de l’article L733-1.
- Pour une commune, c’est une dépense obligatoire (CGCT, article L2321-2, 4° bis). Le montant reste une décision locale.
- Une convention est obligatoire au-delà de 23 000 € de subvention, et des comptes certifiés et publiés au-delà de 153 000 €.
- Cadeaux et bons d’achat sont cotisables par principe, avec une présomption sous 5 % du plafond mensuel, soit 200 € en 2026.
- Les circulaires citées par le ministère ne garantissent pas contre un redressement : écrivez vos critères sociaux.
Questions fréquentes
Sources
- Collectivités-locales.gouv.fr, L’action sociale
- Légifrance, Code général de la fonction publique, articles L733-1 et L733-2
- Assemblée nationale, question écrite n° 27323, réponse du 16 septembre 2008
- Sénat, question écrite n° 00924, réponse publiée le 3 septembre 2026
- Service-Public.fr, Subventions versées aux associations
- CNIL, Guide de sensibilisation au RGPD pour les associations
Valeurs vérifiées le 5 novembre 2026 ; les montants 2027 annoncés restent à confirmer par arrêté. Cet article présente les principes applicables et ne constitue pas un conseil juridique.